5 consigli preziosi per gestire le scorte dei materiali di consumo

Il brusio di un magazzino affollato racconta storie non solo di prodotti finiti, ma di accessori e articoli che alimentano il cuore operativo di ogni azienda: i materiali di consumo. Spesso nascosti nell’ombra dell’inventario, sono i veri protagonisti della produttività quotidiana in azienda.

Ogni nastro adesivo, reggetta in poliestere e ogni sacchetto per la raccolta differenziata dei rifiuti gioca un ruolo cruciale: trasforma le operazioni aziendali in un flusso di lavoro più efficiente.

Tuttavia, la gestione delle scorte dei materiali di consumo è spesso trascurata. La domanda eterna, quella che ogni responsabile di magazzino si pone, è sempre la stessa: come bilanciare acquisti e consumi riducendo gli sprechi e garantendo che l’operatività aziendale non ne risenta mai?

Dall’industria alla ristorazione, dall’agricoltura al commercio, aziende di ogni dimensione affrontano questo quesito. Se è vero che la risposta risiede nella gestione sapiente e personalizzata dei materiali di consumo, è anche vero che implementarla non è mai semplice e da sola non può bastare.

Insieme a un approccio ben congegnato è possibile affiancare un’azione che sfugge a molti. C’è un ingrediente speciale che cambia tutto. Quindi, investi pochi minuti del tuo tempo per scoprire come massimizzare la gestione del materiale di consumo nella tua azienda.

Definizione del materiale di consumo

Tenere traccia dei materiali e degli articoli di consumo utilizzati nei processi per creare prodotti, o fornire servizi, è fondamentale, poiché influisce direttamente sulla redditività. Ma cosa intendiamo esattamente quando parliamo del “materiale di consumo”?

Come suggerisce il nome stesso, il materiale di consumo comprende beni o articoli progettati per essere “consumati” o esauriti. In pratica, sono tutti quei prodotti utilizzati regolarmente nel corso delle operazioni giornaliere e che necessitano di essere rimpiazzati con frequenza, poiché si esauriscono o si deteriorano con l’uso. Possiamo descriverli in sintesi con 3 caratteristiche chiave:

1. Utilizzo a breve termine – i materiali di consumo hanno una vita utile relativamente breve e vengono utilizzati nell’arco di un periodo di tempo ridotto.
2. Rimpiazzo frequente – data la loro natura, questi materiali necessitano di essere rimpiazzati con regolarità.
3. Costo contenuto – di solito, hanno un costo relativamente basso rispetto ad altri beni d’investimento o attrezzature a lungo termine, come transpallet, muletti o presse compattatrici.

Dunque, stiamo parlando di un’ampia gamma di prodotti, che varia a seconda del reparto aziendale: forniture per ufficio, materiali di imballaggio o prodotti per la gestione dei rifiuti, come reggette e sacchi a modulo continuo.

Come organizzare un’efficace gestione dei materiali di consumo

La gestione efficace dei materiali di consumo è cruciale per garantire che le operazioni giornaliere procedano senza intoppi e i costi siano sempre sotto controllo. I 5 consigli a seguire rappresentano le tappe principali di questo viaggio verso l’efficienza e la sostenibilità aziendale.

#1 Definire un metodo d’inventario per i materiali di consumo adeguato alle necessità aziendali

La gestione delle scorte di magazzino è imprescindibile in qualsiasi azienda. Ma se non è organizzata con intelligenza e attenzione, oltre a trasformarsi in una perpetua fonte di sprechi, può compromettere gli sforzi profusi per ottimizzare i processi aziendali.

Di sicuro, applichi già dei metodi di gestione delle scorte per materie prime o prodotti finiti da commercializzare, giusto? A seconda delle esigenze specifiche della tua azienda, come il volume degli ordini, lo spazio disponibile per lo stoccaggio delle merci, ecc., avrai già implementato l’approccio ritenuto più idoneo. Ne esistono diversi, ad esempio:

• Just In Time (JIT) – aiuta a ridurre i costi di magazzino mantenendo il livello delle scorte al minimo possibile. Le merci vengono ordinate e ricevute solo quando sono necessarie, riducendo così i costi di immagazzinamento e migliorando l’efficienza.
• Metodo ABC – consente di classificare le scorte in base al loro valore, con gli articoli ‘A’ che rappresentano il valore più alto, gli articoli ‘B’ un valore medio, e gli articoli ‘C’ il valore più basso. Questa classificazione aiuta a focalizzare le risorse sulla gestione degli articoli più costosi e critici.
• Revisione continua e revisione periodica – nel primo approccio, gli ordini vengono piazzati non appena il livello di inventario scende al di sotto di un punto di riordino prestabilito. Nel secondo sistema, gli inventari vengono rivisti a intervalli regolari e gli ordini hanno lo scopo di essere effettuati per riportare l’inventario al livello desiderato.
• Consignment Inventory (Inventario in Conto Deposito) – è un approccio dove le merci detenute in magazzino rimangono di proprietà del fornitore fino a quando non vengono utilizzate o vendute.

Allo stesso modo, anche la gestione del materiale di consumo non sfugge a queste dinamiche. Richiede processi d’inventario e d’acquisto efficienti e cost-effective, per contare sui prodotti e gli articoli di consumo necessari a garantire che le operazioni quotidiane fluiscano senza intoppi.

Quale metodo di gestione delle scorte implementare per i materiali di consumo?

Ogni azienda è un’entità unica, con peculiarità che richiedono approcci personalizzati. Tuttavia, ci sono alcuni fattori chiave che le accomunano e possono aiutarti a decidere quale metodo di gestione delle scorte implementare per i materiali di consumo:

• Natura dei materiali – fattori come la durata, la percorribilità e la stagionalità dei materiali di consumo possono influenzare la scelta del metodo di gestione delle scorte. Un esempio semplice? Prodotti deperibili richiedono una gestione delle scorte differente rispetto ai prodotti a lunga durata.
• Fabbisogno – la prevedibilità e la consistenza del fabbisogno sono fattori cruciali. Un metodo di gestione delle scorte come il Just In Time può essere più efficace quando le necessità sono prevedibili, mentre altri approcci potrebbero essere necessari se il fabbisogno è variabile nel tempo.
• Costi associati – valutare i costi di ordinazione, stoccaggio e carenza di scorte, oltre ai costi operativi e logistici associati alla gestione dei materiali di consumo, è fondamentale per prendere una decisione informata ed efficace.
• Capacità di magazzino – le caratteristiche dell’area di stoccaggio disponibile possono influenzare il volume dei materiali di consumo acquistabili e, di conseguenza, anche la scelta del metodo di gestione delle scorte.
• Relazioni con i fornitori – la possibilità di poter contare su consegne rapide e affidabili dai fornitori può influenzare la scelta. Ad esempio, tra un modello JIT o un modello di stoccaggio Bulk Shipments (Spedizioni in Blocco). 
• Tecnologia disponibile – la possibilità di poter usufruire di tecnologie per monitorare e gestire l’inventario in tempo reale, o disporre di un’app per il riordino dei consumabili, può permettere l’adozione di metodi più avanzati o automatizzati di gestione delle scorte.

Valutare i rischi associati a carenze di scorte o eccessi di inventario, e come questi possano essere mitigati attraverso differenti metodi di gestione, è il primo passo. Tuttavia, per riuscirci, è importante comprendere le diverse tipologie dei materiali di consumo utilizzati in azienda.

#2 Identificazione e catalogazione del materiale indispensabile

Questa fase non è solo un esercizio di elencazione, ma un’immersione profonda nell’essenza operativa dell’azienda, per gettare le fondamenta di un magazzino ben fornito e organizzato.

Creare un elenco dettagliato dei materiali di consumo è l’atto fondamentale che svela il quadro completo delle risorse a disposizione. Questo elenco, più che una semplice lista, è il DNA operativo dell’azienda, riflettendo la varietà e la complessità delle necessità quotidiane.

Utilizzare un foglio di carta o una semplice tabella Excel può essere l’inizio, ma l’evoluzione verso un sistema digitalizzato di gestione dell’inventario trasforma questo compito in un’esperienza più fluida, funzionale e intuitiva.

A prescindere da come decidi di tenere traccia dei tuoi materiali di consumo, l’elenco dell’inventario dovrebbe dettagliare tutto ciò che devi sapere sui tuoi materiali di consumo, tra cui:

• Nome e descrizione dell’articolo.
• Valore unitario dell’articolo.
• Quantità minima.
• Quantità attuale disponibile.
• Prezzo d’acquisto.
• Posizione di stoccaggio.
• SKU, codice a barre o codice QR, se supportato, ecc.

Il processo di catalogazione non è un evento isolato, ma un’attività dinamica che evolve con l’azienda e consente di mantenere i macchinari e le attività quotidiane in movimento.

Ma non solo, ogni nuovo prodotto inserito e qualsiasi cambiamento nelle operazioni, può portare a modifiche nell’elenco dei materiali di consumo. Quindi, mantenerlo aggiornato è cruciale per assicurare una gestione delle scorte efficace e tempestiva.

#3 Definire luoghi adeguati allo stoccaggio dei materiali di consumo

Sembra ovvio, ma è sorprendente vedere in quanti posti diversi si possano stoccare i materiali di consumo, soprattutto quando mancano direttive chiare per il personale. Ciò non solo rende difficile il tracciamento, ma porta a molti sprechi, come prodotti scomparsi e ordini aggiuntivi effettuati ai fornitori, nei casi in cui non sia possibile trovare articoli e prodotti necessari.

Scegliere il posto giusto per conservare i consumabili necessari all’operatività quotidiana ti aiuta a massimizzare l’efficienza in azienda. Infatti, designare aree specifiche per lo stoccaggio del materiale di consumo non solo rende i prodotti più facili da trovare, ma aiuta a mantenere il magazzino in ordine e a tenere traccia degli articoli. In questo modo, riduci gli errori di ordinazione e la perdita di scorte.

Assicurati di implementare un sistema logico per sapere sempre dove vanno le cose. Quando tutto è al suo posto, le attività aziendali sono più snelle, risparmi tempo e riduci lo stress. Quindi, prenditi un momento per organizzare gli spazi di stoccaggio: sarà tempo ben speso!

 #4 Formazione del personale

Pensa a un sistema di gestione delle scorte come a un’auto sportiva di alta gamma a elevate prestazioni. È fantastico averla, ma serve qualcuno che sappia davvero come guidarla. Ecco dove entra in gioco la formazione del personale.

È essenziale che chiunque interagisca con i materiali di consumo, o con il sistema di gestione delle scorte, sia adeguatamente formato. Questo non solo facilita le operazioni quotidiane, ma riduce anche gli errori che portano a inefficienze e sprechi.

Un buon punto di partenza può essere quello di organizzare sessioni di formazione regolari, dove il personale può imparare non solo come usare il sistema di gestione delle scorte, ma anche comprenderne l’importanza. Offrigli l’occasione di toccare con mano le conseguenze di eventuali inefficienze e prepara dei manuali da consultare rapidamente quando sorgono dei dubbi.

Investire nella formazione è anche un modo per mostrare al personale che l’azienda è impegnata a fornire le risorse e le competenze necessarie per efficientare il lavoro. Inoltre, è un’azione che contribuisce a creare una cultura aziendale positiva e responsabile, dove ogni membro del team comprende il valore e l’importanza di una gestione efficace dei materiali di consumo.

Naturalmente, la formazione non dovrebbe essere vista come un evento una tantum, ma piuttosto come un processo continuo. Man mano che si introducono nuovi strumenti, o si aggiornano le procedure, è importante garantire che tutti siano perfettamente consapevoli e allineati.

#5 L’ingrediente speciale: scegli un fornitore affidabile, con un sistema di riordino efficiente

Quando hai bisogno di una perfetta gestione delle scorte dei materiali di consumo, l’ingrediente speciale è la “fiducia”. Affidati a un fornitore esperto, con competenze e tecnologie in grado di garantirti un sistema di riordino efficiente, che ti consenta di evitare sprechi e costosi tempi di inattività.

Consumabili è la divisione di Ciclia specializzata nella gestione dei materiali di consumo. Il nostro obiettivo è aiutarti a massimizzare l’efficienza in azienda, con prodotti selezionati di elevata qualità e tecnologie evolute, per snellire i processi di riordino. 

Puoi vedere online tutti i nostri prodotti e inviare le tue richieste d’offerta in pochi secondi. Ma non solo, in nostri clienti possono accedere gratuitamente all’applicazione Consumaly: una soluzione innovativa per la gestione efficace del riordino dei materiali di consumo.

Funzionalità chiave di Consumaly App

Ecco alcune delle funzionalità chiave che rendono Consumaly App uno strumento potente per la gestione delle scorte:

• Automatizzazione del riordino – l’app permette di automatizzare le attività di riordino, facilitando la gestione dei materiali di consumo e permettendoti di risparmiare tempo prezioso.
• Promemoria intelligenti – grazie alla funzione di promemoria, ricevi una notifica quando le scorte stanno per esaurirsi, evitando così spiacevoli interruzioni nell’operatività quotidiana.
• Gestione dei preferiti – questa funzionalità ti consente di trovare e riordinare rapidamente i prodotti di consumo già acquistati. Sei in grado di rendere subito più efficiente anche l’inserimento in azienda di un nuovo collaboratore addetto alla gestione degli ordini. 
• Inoltro degli ordini da smartphone e tablet – puoi inoltrare l’ordine direttamente dagli strumenti di uso comune in dotazione ai tuoi collaboratori. In questo modo, rendi il processo di riordino semplice e rapido.
• Monitoraggio dei consumi – tieni traccia dei consumi per gestire al meglio il budget aziendale, assicurando un uso ottimale delle risorse disponibili​.

Certo, questo è un approccio che richiede collaborazione e fiducia. Tuttavia, è solo con la sinergia d’intenti, l’esperienza e le giuste tecnologie, che puoi ottenere il massimo dalla gestione dei materiali di consumo.

Verso la gestione ottimizzata dei materiali di consumo

I grandi obiettivi si raggiungono mettendo insieme tante piccole azioni. Dal catalogare accuratamente i materiali, passando per un sistema d’inventario efficiente, fino all’adozione di tecnologie smart, c’è molto da fare. Ma se stai implementando i 5 consigli che abbiamo appena visto, la tua gestione dei materiali di consumo è già orientata verso l’eccellenza.

Tuttavia, ricorda che le aziende sono entità dinamiche, e persino le scorte dei consumabili fluttuano nel tempo. Nonostante i tuoi sforzi, non sono sempre facili da tenere sotto controllo. In particolare, quando stai affrontando una fase di espansione.

Evita che si manifestino ritardi di produzione, perdite di scorte, di tempo e frustrazione generale. Affidati a un fornitore in grado di comprendere le necessità della tua azienda. Contattaci senza impegno e scopri come possiamo aiutarti a snellire ed efficientare la gestione dei materiali di consumo.